Välja videokonferensutrustning

Inför val av videokonferensutrustning rekommenderar vi att ni:

 

1. Skapar en projektgrupp. Nyckeln till framgång är att engagera rätt personer i er organisation vid val av videokonferensutrustning.

 

2. Tar reda på er organisations behov. Är en helhetslösning rätt för er? Skall lösningen integreras med externa enheter och kommunikationsverktyg?

 

Det finns ett system för alla arbetsmiljöer, från konferensrum och skrivbordsplatser till fältarbete och tillverkningsavdelningar. Alla system ni implementerar kommer att fungera optimalt tillsammans om ni väljer en leverantör med en standardbaserad plattform.

 

3. Gör allt för att välja rätt leverantör. En bra leverantör fungerar som en partner till er organisation. När du gör en lista över leverantörer bör du ta ställning till egenskaperna vi listat våra nedladdningsbara PDFer här till höger.

 

Ta del av fler rekommendation och tips vid val av videokonferensutrustning genom att ladda ner våra white papers här till höger. Du får också ta del av case över hur video implementerats på andra företag.

 

Välja videokonferensutrustning

 

1. Skapa en projektgrupp

En framgångsrik videosatsning är inte bara IT-avdelningens ansvar. De mest framgångsrika implementeringarna inbegriper personer från flera avdelningar som delar med sig av sina kunskaper för att göra video till en del av organisationens kultur.

 

Det är viktigt att tidigt identifiera de personer som behövs i videoprojektet. Video är ett fortlöpande projekt – inte en engångsinsats för att få igång satsningen. För att hålla projektet “levande” måste ni fastställa en tydlig strategi och en realistisk tidsplan för varje fas under implementeringen.

 

Nedan hittar ni de nyckelpersoner som bör ingå i videoteamet.

 

Ledningsgrupp

Stöd från företagets ledningsgrupp är mycket viktigt för att videosatsningen ska bli framgångsrik. VD:n, ekonomichefen och marknadsföringschefen bör vara medvetna om videoprojektet och vara villiga att skicka ut meddelanden om hur viktigt det är. Dessutom bör varje avdelning som använder video ha sin egen interna chef som också kan lyfta fram videosatsningens betydelse.

 

Support från ledningen är mycket viktigt eftersom det understryker organisationens strategi för videoimplementeringen, vare sig det handlar om att minska kostnaderna, öka produktiviteten eller minska organisationens miljöpåverkan. Här följer några sätt att visa ledningens stöd:

 

- Låt någon i ledningen skicka ut ett brev eller e-postmeddelande till hela företaget där videosatsningens betydelse för företaget förklaras. (Kontakta videokonferenser.se så kan ni få del av en mall till ett brev eller e-postmeddelande från ledningen som ni kan anpassa efter era egna behov).

- Ta med ett uttalande från företagets VD på den interna videosidan på intranätet och även en artikel i företagets nyhetsbrev.

- Om organisationen har en content server kan ni även skicka ut ett videoklipp från ledningen som medarbetarna kan titta på online.

 

IT-avdelningen

Video hanteras ofta av IT-avdelningen. IT-avdelningen ansvarar för installation, utbildning, användarvänlighet, tillförlitlighet och mätningar. Hur många personer på IT-avdelningen kommer ni att behöva för arbetet med videoprojektet? Svaret beror på vilken typ av utrustning ni har, antalet videoanvändare inom organisationen och er organisationskultur.

 

Praktiskt tips

Ju fler videoförespråkare det finns inom organisationen, desto snabbare kommer användningen att växa. Inspirera folk på varje avdelning till att använda video i sitt arbete.

 

Informations- eller marknadsföringsavdelningen

Företagets informations- eller marknadsföringsavdelning kan bli viktiga resurser i videoprojektet. De kan hjälpa till med att utveckla verktyg och interna marknadsföringskampanjer för att lansera videosatsningen och för att uppmuntra till ökad användning. Dessa avdelningar kan hjälpa till med att:

 

- Skapa affischer och annat tryckt material

- Skriva artiklar till företagets nyhetsbrev och intranät

- Planera och hålla lanserings- och utbildningsevent

- Skapa onlineundersökningar för användare

 

Superanvändare

Ni kommer att behöva några kontaktpersoner som är kunniga i hur videosystemen fungerar, särskilt om ni är en mycket utspridd organisation. Dessa personer bör arbeta nära IT-, informations- och marknadsföringsavdelningarna för att driva på den interna utbildningen och främja videoanvändningen i hela organisationen. Superanvändarna bör känna till hur man bokar videomöten och ringer videosamtal, kunna lära ut grundläggande videokunskaper, genomföra demonstrationer och utföra enklare felsökningar.

 

Ekonomiavdelningen

Er ekonomiavdelning kan även den spela en viktig roll i videoprojektet. Avdelningen är sannolikt mycket intresserad av satsningen eftersom det handlar om kostnadsbesparingar och ökad produktivitet. Projektmedlemmarna från IT och ekonomi kan arbeta tillsammans för att samla in och analysera statistik från administrationsverktyget och olika beräkningsverktyg. (Verktyg som ni kan använda kan ni få del av genom att kontakta videokonferenser.se).

 

Förvaltningsavdelningen

Förvaltningsavdelningen ansvarar för effektivitet, produktivitet och hållbarhet när det gäller organisationens lokaler. Video är ett effektivt sätt att minska organisationens koldioxidutsläpp och gör era anläggningar mer miljövänliga, vilket blir allt viktigare för förvaltningschefer.

 

Era förvaltningschefer kommer att vara viktiga i arbetet med att göra i ordning videorum med rätt bakgrund, belysning, bordsplacering och bokningssystem. Genom att göra dem till videochampions kan ni även säkerställa att video implementeras från första början i nya anläggningar, vid renovering och utbyggnad.

 

Andra avdelningar

Ju fler videoanvändare det finns inom organisationen, desto snabbare kommer användningen att växa. Inspirera folk på varje avdelning till att använda video i sitt arbete.

 

2. Er organisations behov

Era svar på följande frågor kommer att hjälpa er att bestämma vilka element i en komplett videokonferenslösning som passar bäst för era behov och mål.

 

- Hur föreställer ni er att er organisation ska använda videomöten?

- Vilken typ av information utbyter ni? Kalkylblad, multimedia, produktdata konfidentiell  information?

- Skulle det vara praktiskt att kunna se och tala med kollegor antingen vid deras skrivbord eller på deras hemkontor?

- Skulle ni vilja kommunicera visuellt med leverantörer, kunder, partners eller någon annan utanför organisationen?

- Hur många orter vill ni kunna koppla upp under samma möte?

- Hur många personer skulle delta vid varje typ av möte, på varje ort?

- Hur många videomöten skulle kunna pågå samtidigt?

- På vilken typ av nätverk skulle videosystemet placeras (ett särskilt nätverk, IP, MPLS)?

- Vilken bandbredd passar bäst för er kommunikation?

- Vill ni ställa in olika bandbreddsalternativ för olika typer av anställda?

- Kommer de anställda att vilja kunna kommunicera visuellt när de är ute och reser?

- Kommer era videomöten att vara spontana eller kommer de alltid att planeras i förväg?

- Hur vill ni integrera video med era övriga Unified Communications-verktyg (Instant Messaging (chatt), bokningsprogram, IP-telefoner, 3G-mobiler och befintliga videosystem)?

- Kommer personalen att använda personliga videosystem istället för kontorstelefoner?

- Kommer ni att vilja ansluta till en PBX (organisationens egen telefonväxel)?

- Hur kommer ni att sköta diagnostik och underhåll?

- Kommer IT-avdelningen att hantera videonätverket från en central plats eller från flera platser?

 

Videokonferenskomponenter

Kamera, mikrofon, bildskärm, högtalare och codec. Det är de fem viktigaste komponenterna som utgör ett videokonferenssystem. Kameran och mikrofonen fångar upp ljud och bild på en plats. Codecen omvandlar ljud och bild till en digital signal och komprimerar dem innan de skickas ut i nätverket. I den andra änden packar codecen upp signalen och skickar bilden till en bildskärm och ljudet till en högtalare.

 

Ett videosamtal kan innehålla två system eller flera, med många olika typer av funktioner.  Beroende på hur ni har tänkt använda video och vad ni har för budget, finns många olika alternativ. Det finns ett system för alla arbetsmiljöer, från styrelserum och skrivbordsplatser till fältarbete och fabriksgolv. Alla system ni implementerar kommer att fungera optimalt tillsammans om ni väljer en leverantör med en standardbaserad plattform.

 

En helhetslösning för videokonferenser innehåller ett komplett utbud av videosystem, infrastruktur för olika miljöer och centralstyrda administrationsverktyg. Lösningen kan även integreras med externa enheter och kommunikationsverktyg.

 

En helhetslösning kan innehålla alla eller några av följande produkter:

 

Telepresence

Telepresence skapar den mest realistiska mötesupplevelsen och utgör en perfekt plattform för kommunikation och samarbete. Att träffa mötesdeltagarna känns som att samtala med kollegor tvärs över bordet, trots att de kanske sitter flera mil bort eller på en annan kontinent. Telepresence-kategorin inkluderar både hela rumsbaserade telepresence-miljöer och personliga telepresence-system för skrivbordet.

 

Gruppvideosystem

Dessa högkvalitativa system har utformats för att kunna användas i konferensrum, styrelserum, hörsalar och andra delade miljöer. HD-videokonferenslösningar ger samma klara bild och ljud som telepresence-system.

 

Personliga videosystem

 

Dessa system har utformats för personlig användning och inkluderar videotelefoner, skrivbordssystem och PC-baserade lösningar som har utvecklats för att användas både på kontorsplatser, hemmakontor eller till och med på café.

 

Tillämpningar i olika branscher

Inom exempelvis sjukvården, utbildningssektorn och försvaret används särskilda videosystem som har tagits fram för att passa deras speciella tillämpningar. Ni kanske kommer fram till att någon av dessa specialiserade lösningar passar för just er tillämpning.

 

Verktyg för centraliserad administration och bokning

Administrationssystem gör att man enkelt kan kontrollera en allt mer komplex kommunikationsmiljö, med praktiskt taget bibehållna supportkostnader. Med ett administrationssystem kan man utföra fjärrdiagnostik och systemuppgraderingar, kontrollera och konfigurera alla system i lösningen, länka till kommunikationsverktyg från andra leverantörer, få fram rapporter på användningsgraden samt statistik som gör att man kan beräkna avkastningen på investeringen.

 

Flerpartsbryggor

Med flerpartsbryggor kan flera video- och röstdeltagare sammanföras till samma möte. Det finns flerpartsbryggor som erbjuder HD-upplösning och layout där alla deltagare i mötet syns samtidigt, vilket säkerställer en hög kvalitet på alla konferenser i nätverket.  Dessa flerpartsbryggor är mycket skalbara och möjliggör på så sätt en enkel utökning av er videosatsning.

 

Videoinfrastruktur

Allt eftersom er användning av videokommunikation utökas till att inbegripa flera orter och avancerade funktioner kommer ni att behöva en nätverksinfrastruktur som stöd för er lösning.

 

En videoinfrastruktur säkerställer att:

- Användare på olika nätverk kan ansluta genom samma videolösning

- Bandbredden kan regleras

- Samtal mellan olika nätverk och användardomäner kan anslutas säkert med NAT-brandväggstraversering

 

En “intelligent” infrastrukturkomponent kan göra ert nätverk mer tillförlitligt genom att säkerställa att alla samtal styrs på ett korrekt sätt, konvertera IP-adresser till adressböcker som man kan ringa från genom en enkel knapptryckning samt möjliggöra interoperabilitet mellan era videoenheter, mobiltelefoner och andra enheter.

 

FindMe

Nu kan man ringa till en person, inte bara till en enhet. Med program som exempelvis FindMe, kan personer som vill ringa dig hitta dig var du än befinner dig. Enskilda videoanvändare kan logga in på ett webbaserat användargränssnitt och kontrollera var och hur de kan kontaktas. Om en användare exempelvis inte är på sitt kontor, kan han eller hon få inkommande samtal till ett videosystem automatiskt vidarebefordrade till sin mobiltelefon.

 

Content Server

Genom att använda en content server kan man spela in och streama videomöten, såsom exempelvis utbildningar eller meddelanden till hela företaget från vd:n, som kan visas för en bred publik vid den tidpunkt som passar bäst för varje enskild person.

 

Kringutrustning och tillbehör

Det finns ett stort utbud av kringutrustning som kan användas för att förbättra den visuella kommunikationsmiljön. HD- och vidvinkelkameror, liksom uppgraderade högtalare och mikrofoner, förbättrar ljud- och bildupplevelsen. Dokumentkameror gör att man kan överföra ritningar och andra dokument via video. Videosystemen kan även anslutas till DVD-spelare, vanliga videoapparater, whiteboards samt dokument- och multimediaprogram via PC:n.

 

3. Välj rätt leverantör

Det finns inget videosystem som passar för alla organisationer. Det är viktigt att välja den leverantör och de videokomponenter som passar bäst för just era målsättningar och behov.

 

Den perfekta leverantören fungerar som en partner till er organisation. När du gör en lista över leverantörer bör du titta på följande egenskaper:

 

- En sund ekonomi och en bra företagsmodell

- En stark företagshistorik, etiska affärsmetoder och ett professionellt renommé

- Bevisat bra kundtjänst med korta svarstider

- Kostnadseffektivt underhåll, support och utbildningsprogram

- Framåtsträvande forskning och utveckling

- En internationell närvaro som möjliggör enkel implementering över hela världen

- Nöjda kunder

- Kunnig personal som kan ge er tips på bra metoder för videoanvändning i er bransch.

- En komplett lösning med infrastruktur, administration och flera olika   ändpunkter (t ex telepresence, Video VoIP-telefoner och PC-video)

- En strävan efter att utveckla standardbaserade, icke proprietära lösningar

- Integration med andra verktyg inom Unified Communications (UC)

 

Lycka till!