Tips

I syfte att effektivisera användandet av videokonferens så långt det är möjligt föreslår vi:

 

1. Att visuellt material används i stor utsträckning. Med videosystemet kan man engagera genom att dela multimediamaterial som videoklipp, webbplatser, kalkylblad och andra presentationer.

 

2. Att mikrofonen stängs av. Sekundära ljud är distraherande och gör det svårt att höra andra talare tydligt. Stäng därför av mikrofonen på din sida när du inte pratar.

 

3. Mer integration med mötesdeltagarna En videokonferens är en typ av tvåvägskommunikation, till skillnad från TV som är passiv envägskommunikation. Se till att ge deltagarna i andra änden möjlighet att komma med synpunkter och frågor. Variera ditt presentationsmaterial och använd visuella hjälpmedel som väcker intresse och framkallar reaktioner.

 

4. Implementation av användarenkäter för långsiktiga förbättringar. 

 

Ta del av mer information om effektivisering av videokonferens samt  implementation av användarenkäter för långsiktiga förbättringar genom att ladda ner våra white papers till höger. Du får också ta del av case över hur video använts inom olika branscher.

 

Tips för effektivare videokonferens

 

Hur genomför jag effektiva videomöten?

 

En videokonferens är precis som ett vanligt möte – nästan. Om du är van vid att leda presentationer är du redan på god väg till att bli en effektiv videokommunikatör. Samma tekniker som ger kraftfulla presentationer och produktiva verkliga möten fungerar även vid videokommunikation. Videokonferenser och presentationer över video kan dock kräva vissa mindre justeringar. Här följer några tips man kan tänka på.

 

Engagera med hjälp av visuellt material

Med videosystemet kan man dela multimediamaterial som videoklipp, webbplatser, kalkylblad och andra presentationer. Genom att utnyttja dessa möjligheter för att kommunicera visuell information blir videokonferenserna mer intressanta och effektiva.

 

Kameran ser allt

När du är uppkopplad under ett videomöte kommer videosystemet att samla in alla bilder och allt det du säger. Förutsätt att de andra deltagarna hela tiden ser och hör dig, även om kameran inte är riktad mot dig.

 

Stäng av mikrofonen

Sekundära ljud är distraherande och gör det svårt att höra andra talare tydligt. Stäng därför av mikrofonen på din sida när du inte pratar.

 

Interagera med mötesdeltagarna

En videokonferens är en typ av tvåvägskommunikation, till skillnad från TV som är passiv envägskommunikation. Se till att ge deltagarna i andra än den möjlighet att komma med synpunkter och frågor. Variera ditt presentationsmaterial och använd visuella hjälpmedel som väcker intresse och framkallar reaktioner.

 

Vänd dig till hela publiken

När du är mitt uppe i en presentation kan det vara svårt att komma ihåg att du inte bara visar presentationen för personerna i rummet, utan även för deltagarna i andra änden. Se till att du talar till, har ögonkontakt med och engagerar alla deltagare i samtalet.

 

Testa videosystemet i förväg

Testa alltid videosystemet och ditt presentationsmaterial före varje möte. Även om systemet fungerade bra vid ett tidigare möte kan man inte utgå ifrån att det alltid fungerar. Du kanske kopplar upp mot ett system med mindre kapacitet, eller till ett instabilt nätverk, och detta kan orsaka svårigheter som måste åtgärdas på förhand.

 

Se till att du talar till, har ögon­kontakt med och engagerar alla deltagare i samtalet.

 

Hur kan jag använda användarenkäter för att förbättra arbetet långsiktigt?

Användarenkäter är ett bra sätt att samla in feedback gällande er videosatsning,  identifiera områden som kan förbättras och förstå hur personer inom organisationen interagerar med hjälp av video. Verktyg som exempelvis Cisco Management Suite kan mäta användningen av videosystemen, medan en användarenkät kan ge insyn i vilka problem som videoanvändaren stöter på varje dag.

 

Följande frågor är menade att fungera som en guide som kan hjälpa er att sätta ihop en enkät som passar er organisation. Ni kanske vill lägga till eller ta bort frågor beroende på vilka typer av videosystem ni har, vilken information ni vill få fram och vilka specifika mål organisationen har. Tänk på hur lång tid det kommer att ta för användarna att fylla i enkäten och välj ut de frågor ni tycker är viktigast.

 

En pappersenkät kan läggas i konferensrum och lämnas in via en förslagslåda eller dylikt. Det kan dock vara lättare att analysera resultaten om ni distribuerar enkäten med hjälp av ett webbaserat enkätverktyg som exempelvis Questback eller Survey Monkey.

 

Tänk på att distribuera enkäten med regelbundna intervall, så att ni kan se vilka positiva effekter utbildning och marknadsföring har och om de har gjort att fler användare sett fördelarna med video.

 

Förnamn

______________________________________________________________________________________________________________

 

Efternamn      ______________________________________________________________________________________________________________

 

Befattning      ______________________________________________________________________________________________________________

 

Avdelning      ____________________________________________________________________________________________________________

 

Datum     ____________________________________________________________________________________________________________________

 

Allmän användning

 

1. Hur ofta deltar du i videomöten?

 

- Varje dag

- Varje vecka

- Varje månad

- Aldrig

 

2. Med vilka kommunicerar du genom videomöten? (du kan välja mer än ett alternativ)

 

- Ledningen

- Kollegor på andra avdelningar

- Kollegor på andra kontor

- Leverantörer

- Kunder

- Andra (var god specificera)

 

3. Vilka av organisationens verksamhetsorter/enheter håller du oftast videomöten med?

 

Kommentar till enkätadministratör: Ange organisationens videokonferensanläggningar.

 

4. Vilka av organisationens avdelningar håller du oftast videomöten med?

 

Kommentar till enkätadministratör: Ange organisationens avdelningar med videokonferensmöjligheter.

 

5. Vad brukar du använda videomöten till?  (Du kan välja mer än ett alternativ)

 

- Minska resandet

- Allmän kostnadsbesparing

- Förkorta tiden det tar att få ut en produkt på marknaden

- Utbildning och/eller medarbetarutveckling

- Underhåll/reparation

- Förbättra balans mellan arbete och privatliv

- Bättre kommunikation och beslutsfattande

- Intervjua arbetssökande

- Annat (var god specificera)

 

6. Vad är din generella uppfattning om kvaliteten på de videomöten du har deltagit i?

 

- Utmärkt

- Bra

- OK

- Dålig

 

7. Skulle du rekommendera andra kollegor att ha videomöten?

 

- Ja

- Troligen

- Nej

 

8. Tror du att du skulle arbeta effektivare om du kunde ha videomöten direkt från ditt skrivbord?

 

- Ja

- Nej

 

Användarmedvetenhet

 

Ja / Nej / Övriga kommentarer

 

9. Har du fått någon information om tillgänglighet eller användning av videomöten?

 

10. Har du fått någon utbildning om videokonferensutrustningen?

 

11. Vet du vem du ska kontakta om du vill ha information om videomöten?

 

Användarvänlighet

 

Hur enkelt är det att……?

 

Mycket enkelt / Enkelt / Svårt / Mycket svårt

 

12. Boka ett videokonferensrum

 

13. Ringa ett videosamtal

 

14. Använda adressboken för att hitta kontakter

 

15.   Koppla in fler deltagare i ett samtal (flera platser)

 

16. Använda fjärrkontrollen

 

17. Ansluta kringutrustning som exempelvis bärbar dator, dokumentkamera, DVD- spelare etc.

 

18. Dela med sig av dokument och/eller multimedia-filer

 

Aktuell användning

 

Under den senaste månaden, hur många…..?

 

19. Gånger har du använt videomöten för att prata med kollegor inom landet

 

20. Gånger har du använt videomöten för att prata med kollegor i andra länder

 

21. Videomöte var mellan två personer

 

22. Videomöte var mellan flera personer

 

23. Videomöte inbegrep datadelning (PPT, DVD, dokumentkamera)

 

24. Videomöte planerades (förbokades)

 

25. Videomöte var spontana

 

26. Videomöte innefattade ett rumsbaserat system

 

27. Videomöte innefattade ett skrivbordssystem

 

Värdet med videomöten

 

Videomöten har…. .

 

Instämmer helt / Instämmer / Instämmer något / Instämmer mycket lite / Instämmer inte alls

 

28.   Visat sig vara en bra ersättning för personliga möten

 

29.    Blivit ett effektivt sätt att kommunicera/interagera

 

30.   Förbättrat viktiga arbetsrelationer

 

31.    Gjort dig mer effektiv i din roll

 

32.    Gjort att du får saker gjorda snabbare

 

33.    Hjälpt dig att arbeta bättre med partners och leverantörer

 

34.    Hjälpt dig att arbeta bättre med kunder

 

35.    Gjort att du tänkt dig för innan du bokat affärsresor

 

36.    Gjort att du kunnat vara med på möten som du annars skulle ha missat

 

37.    Gett dig större valmöjlighet när det gäller att närvara fysiskt vid möten

 

38.    Gjort att du kunnat delta i möten som du annars bara kunnat delta i via telefon

 

40.    Minskat avdelningens utgifter

 

41.    Minskat den tid du tillbringat på resor

 

42.    Förbättrat balansen mellan arbete och privatliv

 

43.   Gjort organisationens kultur och värderingar tydligare

 

44.    Har blivit mycket viktigt för ditt arbetssätt

 

Områden för förbättring

 

Ja / Nej / Övriga kommentarer

 

45.    Har du upplevt några problem med videoutrustningens tillgänglighet?

 

46.    Måste du resa från din vanliga arbetsplats för att använda ett videokonferenssystem?

 

47.   Begränsas din användning av videomöten av dina kunskaper?

 

48.    Avbryts videomöten ibland oväntat?

 

49.    Upplever du någon gång dålig bild eller ljudkvalitet?

 

50.    Upplever du några andra problem?

 

51.    Om de problem du har beskrivit ovan korrigeras, skulle du använda dig av videomöten mer?

 

52. Finns det något särskilt inom videomöten som du skulle vilja lära dig?

 

53.   Kan vi förbättra vårt videokonferensprogram, göra det mer effektivt och värdefullt för deltagarna?

 

54. Kom gärna med ytterligare kommentarer och feedback.